Die Telefon-KI.
Beantwortet Fragen aus deinen Geschäftsinfos, kennt deine Leistungen und bucht über mehrere Kalender.
Nimmt Anrufe an, bucht, verschiebt oder storniert Termine, notiert Rückrufwünsche oder stellt Anrufer durch.
Geschäftsinfos hinterlegen &
Kalender verbinden
Hinterlege Öffnungszeiten, Leistungen und Geschäftsinfos. Alles, was du einträgst, nutzt dein Assistent automatisch in jedem Gespräch.
Anruf kommt rein
Dein Assistent nimmt ab — und kennt dein Geschäft bereits. Öffnungszeiten, Leistungen, Verfügbarkeit. Der Kunde führt einfach ein Gespräch.
Verfügbarkeit prüfen
FlowCaptain prüft deinen Kalender in Echtzeit — Öffnungszeiten, Termine, Ruhezeiten — und zeigt genau, was frei ist.
Buchen & bestätigen
Der Termin landet in deinem Google Kalender. Dein Kunde bekommt eine SMS, du eine E-Mail — bei Buchungen, Stornierungen und Umbuchungen.
Live-Monitoring
Verfolge Anrufe in Echtzeit — mit Live-Transkript. Sieh, was dein Assistent sagt, und übernimm jederzeit selbst.
Übergabe & Rückruf
Wenn es komplex wird, übergibt dein Assistent das Gespräch eigenständig an dein Team — oder plant einen Rückruf. Immer mit vollem Kontext.
„Ich bräuchte eine Jahresinspektion für mein E-Bike.“
„Gern. Frei wäre Donnerstag, der 23., oder Freitag, der 24. Was passt dir besser?“
„Freitag, bitte.“
„Freitag, der 24. Bring das Rad am Vortag oder am Freitag bis 10 Uhr vorbei. Soll ich das eintragen?“
Di, 21. April · 11:00 – 12:00
Anna Müller
E-Bike-Beratung (60 Min)
Terminbestätigung: Di 21.04. um 11:00
Neue Buchung: Anna Müller, E-Bike-Beratung
Jeder Anruf wird erledigt.
Mit einer Auskunft, einem Termin, einer Weiterleitung oder einem Rückruf.
- 01
Kennt dein Geschäft — und gibt verlässlich Auskunft.
Öffnungszeiten, Leistungen, Anfahrt: Anrufer fragen in ihren eigenen Worten, auf Deutsch oder Englisch. FlowCaptain antwortet aus deinen Geschäftsinfos und bietet einen Rückruf an, wenn dort keine Antwort steht.
- 02
Verbindet weiter — in die richtige Abteilung.
Werkstatt oder Verkauf: Dein Assistent verbindet nach Anliegen, zu den Zeiten, die du festlegst. Nimmt niemand ab, bietet er einen Rückruf an.
- 03
Nimmt Rückrufwünsche auf — mit Anliegen und Nummer.
Bleibt eine Frage offen oder ist gerade niemand am Telefon, notiert dein Assistent, worum es geht und wann es passt, und schickt es dir per E-Mail.
- 04
Kennt deine Leistungen — und wie lange jede dauert.
Ob 30, 60 oder 90 Minuten: Jeder Termin blockt genau die Zeit, die er braucht.
- 05
Hält Öffnungszeiten, Pausen und Feiertage ein.
Gebucht wird nur, wenn du wirklich da bist — Pausen und Ruhetage bleiben frei.
- 06
Handelt den passenden Termin direkt im Gespräch aus.
FlowCaptain bietet verfügbare Zeiten aktiv an und geht auf Wunschtermine ein — Name, Rufnummer und Anliegen werden direkt mit aufgenommen.
- 07
Bucht über mehrere Kalender hinweg — immer in den richtigen.
Ob Standort, Raum oder Mitarbeiterkalender: Der Termin landet in dem (Google-)Kalender, in den er wirklich gehört.
- 08
Verschiebt Termine — ohne dass du ans Telefon musst.
Dein Assistent findet den bestehenden Termin, prüft auf Wunsch per SMS-Code, wer anruft, und trägt den neuen Platz ein.
- 09
Nimmt Absagen an — und gibt den Platz wieder frei.
Auch hier prüft dein Assistent auf Wunsch per SMS-Code, wer anruft. Der freie Platz steht sofort dem nächsten Anrufer zur Verfügung.
- 10
Bestätigt automatisch — per SMS und E-Mail.
Dein Kunde bekommt eine SMS-Bestätigung, du eine E-Mail — bei jeder Buchung, Stornierung und Umbuchung.
- 11
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FAQ
Alles Wichtige zu deinem KI-Telefonassistenten — von der Einrichtung bis zum Datenschutz.
Was ist eine Telefon-KI?
Eine Telefon-KI, auch KI-Telefonassistent genannt, ist eine Software, die Anrufe annimmt und in natürlicher Sprache mit den Anrufern spricht. Sie versteht, was jemand möchte, stellt Rückfragen und erledigt das Anliegen: Sie bucht Termine, beantwortet Fragen aus den Angaben des Betriebs, nimmt Rückrufwünsche auf oder stellt zu einem Mitarbeiter durch.
Was ist der Unterschied zu Sprachmenü und Anrufbeantworter?
Ein Sprachmenü führt Anrufer durch feste Tastenwahl („Drücken Sie die 1“), ein Anrufbeantworter nimmt nur eine Nachricht auf. Eine Telefon-KI führt ein echtes Gespräch und erledigt das Anliegen oft gleich, statt es nur weiterzureichen.
Was kann eine Telefon-KI nicht?
Sie weiß nur, was der Betrieb ihr hinterlegt hat. Eine gute Telefon-KI sagt, wenn ihr eine Antwort fehlt, und bietet einen Rückruf an, statt zu raten. Für schwierige Fälle stellt sie zu einem Menschen durch.
Muss sich eine Telefon-KI als KI zu erkennen geben?
In der EU ja. Der AI Act (Art. 50) verlangt, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einer KI sprechen. Eine Telefon-KI sagt das deshalb gleich zu Beginn des Gesprächs.
Für uns bei FlowCaptain ist das mehr als eine Pflicht. Wer anruft, will wissen, ob am anderen Ende ein Mensch oder eine KI spricht. Niemand möchte getäuscht werden, und es ist schlicht fair und anständig, das offen zu sagen. Deshalb stellt sich unsere Telefon-KI zu Beginn jedes Gesprächs als KI vor, auch wenn du die Begrüßung selbst schreibst. Ausschalten lässt sich das nicht.
Behalte ich meine Telefonnummer?
In der Regel ja. Du richtest bei deinem Telefonanbieter eine Rufumleitung ein, entweder für alle Anrufe oder nur dann, wenn niemand abnimmt.
Für welche Betriebe eignet sich eine Telefon-KI?
Überall, wo viele Anrufe um Termine und wiederkehrende Fragen kreisen und niemand rangehen kann, während gearbeitet wird, zum Beispiel in Werkstätten, Praxen, Salons und im Handwerk.
Was ist FlowCaptain?
FlowCaptain ist ein KI-Assistent, der für dich ans Telefon geht und Termine vereinbart. Er ist mit deinem Google Kalender verbunden und kennt dein Unternehmen: deine Leistungen, Öffnungszeiten, Feiertage und Pausen. Ruft ein Kunde an, gibt der Assistent Auskunft — und der Kunde bucht, verschiebt oder storniert seinen Termin im ganz normalen Gespräch. Danach bekommt dein Kunde eine SMS-Bestätigung und du eine E-Mail mit dem vollständigen Gesprächsverlauf.
Für wen ist FlowCaptain gedacht?
Für jeden Betrieb, der Termine vergibt: Autowerkstätten, Fahrradgeschäfte, Praxen, Friseur- und Kosmetikstudios, Padel- und Tennisanlagen. Alles, was du brauchst, ist ein Google Kalender (oder auch mehrere) — FlowCaptain beantwortet dein Telefon und managt deinen Terminplan. Auch Agenturen mit eigenem Voice Bot binden FlowCaptain per API als Buchungs-Gehirn an.
Damit du dich auf deine Kunden konzentrieren kannst — nicht aufs Telefon.
FlowCaptain automatisiert den gesamten Termin-Workflow — von der Verfügbarkeitsprüfung über Buchung bis zu Stornierung und Umbuchung. In wenigen Minuten eingerichtet, rund um die Uhr verfügbar.